Koronavirus og generalforsamling

Koronaviruset har medført at fysisk samling av mange mennesker bør unngås. Samtidig nærmer vi oss en tid hvor generalforsamling er vanlig, og etterhvert påkrevet. Hva gjør vi da?

Heldigvis er det adgang til å avholde forenklet generalforsamling uten fysisk møte. Forenklet generalforsamling kan avholdes elektronisk, eventuelt ved skriftlig behandling. Samtlige aksjonærer skal gis adgang til å delta i saksbehandlingen på egnet måte. Husk i den forbindelse at ingen av aksjonærene kan være uenige i den forenklede behandlingsformen, heller ikke daglig leder, revisor, eller noen av styremedlemmene. Daglig leder, revisor og samtlige styremedlemmer og aksjonærer skal gis anledning til å uttale seg om forslagene.
 
Også vedtak som kan gå ut over et mindretall av aksjonærene, kan avgjøres ved forenklet behandling, dersom reglene for øvrig er fulgt. 
 
Styrets leder eller den som er valgt av aksjonærene til å lede generalforsamlingen, skal sørge for at det blir utarbeidet en generalforsamlingsprotokoll.
I protokollen skal det angis 
-at generalforsamlingen er avholdt ved forenklet behandling etter aksjeloven §5-7
-hvilke beslutninger som ble fattet
-hvilke aksjonærer som har avgitt stemme (kan også fremgå av et vedlegg)
-hvor mange som har stemt for og eventuelt imot hvert forslag
-hvilken andel av aksjekapitalen stemmene representerer, der det er relevant
 
Protokollen skal dateres og signeres av styrets leder (eventuelt den som ble valgt som ny styreleder i generalforsamlingen), eller den som er utpekt av generalforsamlingen til å gjøre det. Deretter skal den sendes til samtlige aksjonærer, og dessuten oppbevares og holdes tilgjengelig for selskapets aksjonærer så lenge selskapet eksisterer.
 
Hva hvis noen motsetter seg forenklet behandling? Da skal de ordinære saksbehandlingsreglene i aksjeloven følges, med blant annet innkallingsfrist, samt opplysningsplikt og møterett/-plikt for ledelsen. Også ved alminnelig behandling kan aksjonærene etter aksjeloven kreve å møte elektronisk, med mindre styret har «saklig grunn» til å nekte dette. Ved fare for spredning av virus har styret, etter vår oppfatning, ikke saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse. 
 
Ved risiko for spredning av koronavirus så mener vi også at ledelsen må kunne dispenseres fra sin møteplikt. Videre bør styret kunne pålegge aksjonærene å møte elektronisk til ordinær generalforsamlingsbehandling, selvom en slik adgang ikke følger av aksjeloven.
 
Spørsmålet blir om det overhodet vil være adgang til å avholde generalforsamling med fysisk oppmøte under dagens unntakstilstand, særlig i selskaper med mange aksjonærer: Av hensyn til smittevern vil det i ytterste konsekvens kunne være ulovlig å arrangere fysisk generalforsamling. 

Våre internettsider er ment å opplyse om generelle forhold. Juridisk rådgivning må tilpasses hver enkelt sak, og juridiske beslutninger bør ikke tas uten konkrete råd fra advokat. Vi påtar oss ikke ansvar for eventuelt tap oppstått som følge av bruk av informasjon fra våre nettsider.