Redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale

Bokføringsreglene er nå endret slik at regnskapsmateriale og dokumentasjon som hovedregel skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. De nye reglene trådte i kraft 1. januar 2015.

For enkelte områder er kravet utvidet, bl.a gjelder det fortsatt et krav om oppbevaring i minst 10 år for:

-dokumentasjon for visse kostnader knyttet til fast eiendom (pga. justeringsreglene for merverdiavgift)

-bygge- og anleggsbransjen - bl.a. skal prosjektregnskap, byggekontrakter, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister oppbevares i 10 år. 

-banker og finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner

-utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel.

For virksomhet innenfor petroleumsutvinning eller rørledningstransport er oppbevaringskravet minst 15 år.

Vær oppmerksom på at enkelte andre lover fortsatt opererer med egne oppbevaringskrav. For eksempel følger det fortsatt av aksjeloven at bl.a. årsregnskap og bilag skal oppbevares i 10 år etter fusjon eller fisjon. Etter skatteloven skal dokumentasjon for kontrollerte transaksjoner fortsatt oppbevares i 10 år.

Skattekontoret kan også pålegge lengre oppbevaringstid i forbindelse med kontroll. Slikt pålegg kan gis etter at kontroll er iverksatt eller før iverksettelse når en kontroll er nær forestående.

Etter ligningsloven kan skattekontoret fortsatt endre likningen 10 år tilbake i tid. Også etter forslaget til ny skatteforvaltningslov, som nylig er sendt på høring, er endringsadgangen ti år i visse tilfeller (dersom skattyteren kan ilegges skjerpet tilleggsskatt eller straff). Bestemmelsene åpner altså for at skattekontoret kan endre likningen selv etter at dokumentasjonen er lovlig slettet. Etter vårt skjønn, vil slike endringssaker som hovedregel ikke være forsvarlige og skattekontoret bør kun unntaksvis gjennomføre dette for bokføringspliktige.

Geir Sevre